RECEPT: Verbindende bedrijfsvoering

Kern Konsult werkt aan recepten voor organisaties die toekomst creëren. Onze recepten zijn methodieken die bijdragen aan de transitie naar een inclusieve en duurzame maatschappij. Niet gedacht vanuit schaarste, maar de verantwoordelijkheid om samen te doen wat nodig is. De komende tijd delen we zo nu en dan een recept. Deze keer: Verbindende bedrijfsvoering.

De basis op orde

Bedrijfsvoering is alles wat ervoor zorgt dat het primaire proces gaat lopen en blijft lopen. Belangrijk, want door het primaire proces kan ‘de bedoeling’ worden verwezenlijkt. Om te innoveren is een basis nodig, want wanneer deze niet op orde is, weet je ook niet wat er vernieuwd moet worden. Verbindende bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de basis op orde komt én blijft doordat er integraal wordt gewerkt.

Wanneer toe te passen?

• Een stroperig verloop van het primaire proces;
• Hoog ziekteverzuim;
• Te veel bureaucratie;
• Een verkokerde, gefragmenteerde werkwijze;
• Weinig onderlinge verbinding, eigenaarschap en verbindend leiderschap;
• Ontevredenheid bij de klant, of de klant houdt zich op afstand.

In sommige gevallen is er sprake van een crisis, de organisatie verkeert dan al langer in een overlevingsmodus. Er is een geschiedenis van mislukte interventies of men wil erger voorkomen. Klanten zijn ontevreden en blijven weg, onder medewerkers is veel verzuim en gesprekken worden vooral in de wandelgangen gevoerd. Het vuur en de passie zitten verstopt onder een laag werk- en beleidsdruk en men werkt niet meer vanuit de bedoeling; dat waar je als organisatie voor bedoeld bent. Onder dit alles ligt bovendien een verlangen op elke laag van de organisatie. Een verlangen om met elkaar mooie dingen te doen en te maken, om klanten blij te zien, impact te hebben en samen plezier te hebben in het werk.

Visie en verbinden leiderschap

Het uitgangspunt is altijd dat er vanuit de beste intenties hard wordt gewerkt en er veel dingen goed gaan. Verbindende bedrijfsvoering start met je te verwonderen over de huidige werkelijkheid, zaken te benoemen en vanuit visie en verbindend leiderschap aan te pakken.

Inventariseren, ordenen en prioriteren

De eerste stap in het proces is het inventariseren van dat wat er speelt in de organisatie omtrent de vraag, het probleem of de wens. Vervolgens kijk je systemisch naar de patronen die er binnen de organisatie spelen. Vanuit de inventarisatie vindt de ordening en prioritering plaats. ‘Grote idealen bereik je door kleine stappen’ is hierbij een goed uitgangspunt.

Plan van aanpak

Het belangrijkste van een plan van aanpak is dat het (weer) perspectief biedt richting de toekomst die medewerkers weer met vertrouwen tegemoet treden. Het plan van aanpak bestaat uit de samenhang tussen de overkoepelende doelen in relatie tot alle medewerkers.

Hoewel het maatwerk is, zijn er een aantal typerende ingrediënten voor verbindende bedrijfsvoering. Deze ingrediënten zijn oplossingsgericht en hangen samen met de doelstellingen:

• Omdenken
• Optimaliseren en richting geven
• Van symptoombestrijding naar de oplossing
• Communicatie en afstemming
• Verbindingen maken en perspectief verruimen
• Erkenning, waardering en vertrouwen geven

Realiseren, evalueren en oogsten

Het uitgangspunt bij werken aan verbindende bedrijfsvoering is om meteen acties te koppelen aan de richting: vele kleine stapjes zorgen ook voor een grote stap voorwaarts. Het is beter ‘gewoon’ te beginnen en bij te sturen dan eindeloos te analyseren en plannen te maken.

Evalueren is essentieel; niet alleen het resultaat, maar ook de mensen. Kies voor korte doorlooptijden door bijvoorbeeld elk kwartaal de stand van zaken te analyseren. Een degelijke analyse geeft een snel overzicht van de oogst en de aanvullende interventies die er nog gedaan moeten worden. Uiteindelijk vier je de oogst met elkaar; een goed samenwerkend team en tevreden klanten. Want vergeet niet, er is altijd wat te vieren!